オフィスで働いていたり営業担当になると、当然、ビジネスメールは避けては通れません。
こちらの記事では、ビジネスメールの基本的なマナー・してはいけないことを紹介していきます。
目次
１つのメールには１つの用件
ビジネスメールの基本的なルールに「１通１件の原則」というものがあります。
１つの用件ごとに１通のメールを作成して送信しましょう。
読む側のことを考え、内容をシンプルにまとめ、読みやすくして送信するというのがマナーとして大切になります。
件名はわかりやすくする
どんな案件のメールであるのかわかるように、的確な件名を付けましょう。
利用しやすいものとして、【】や（）といった記号があります。
「【株式会社○○ 名前】□□の件」といった件名にしておけば、読む側も受信ボックスの一覧を見ただけで要件が把握できますし、何の件についての返信なのか、自分でもわかりやすくなります。
HTMLメールではなく、テキストメールで送る
そもそも、電子メールの形式には、HTMLメールとテキストメールの２つの形式があります。
- HTMLメール
ウェブサイトのように文字を装飾したり、画像を埋め込むことができる。 - テキストメール
普段使っている文字のみのメール
一見HTMLメールの方が便利そうですが、メーラーによっては見れないことがあるほか、容量オーバーや書式崩れといったトラブルが懸念されます。
ビジネスメールでは、特別な理由がない限り、テキストメールを使いましょう。
返信は翌日までにする
ビジネスメールは基本的に毎日確認します。急ぎの案件があったりするので当然です。
どんなメールでも、遅くても翌日までには返信をしましょう。
すぐに返事ができないような内容の場合、「いつ頃返事ができるのか」を返しましょう。
もし、休暇や体調不良などで、長期間メールが返せないという場合になったら、そのことをメールをもらうかもしれない相手に連絡しておくと良いでしょう。
読み返してから送信する
ビジネスメールは特に、信用問題になりますので、誤字・脱字はないか、失礼な表現はないか、文面をしっかり確認してから送信しましょう。
宛先(TO)、CC、BCCの違い
TO、CC、BCCには、それぞれ次のような特徴があります。
- 宛先(TO)
メールを送信したい相手 - CC
メインの宛先以外に、メールの内容を見てほしい相手がいる場合に利用します。入力したメールアドレスはほかの送信相手のメールにも表示されます。自分がCCでメールを受け取った場合は、返信する必要がないことが多いです。 - BCC
CCとほとんど同じですが、BCCに入力したメールアドレスは、ほかの送信相手のメールには表示されません。
一斉送信メールであれば、文中の宛名は「各位」などにして、文の中に「同時に多数の人に知らせたいので、BCCを利用した」という旨を記載しておくと親切です。
返信引用のマナー
相手のメールに一問一答形式で返信したいときは、引用返信が便利です。
> ○○にしようと思うのですが、
> ご都合いかがでしょうか。
問題ありません。よろしくお願いいたします。
読む側にとっても内容が確認しやすいです。
メーラーによっては、返信符（>）がなくなってしまい、わけがわからなくなってしまうことがあります。
そのような場合は、手動で返信符をつけるか、メーラーの返信符の設定を見直しておく必要があるでしょう。
また、やりとりの途中でCCやBCCを使用する場合、許諾なく返信引用をしたままでメールを送ってしまうのはマナー違反になります。
必ず許可を得るようにし、差し障りがあるようなら、新しくメールを起こすようにしましょう。
最後に
色々書きましたので、難しく感じるかもしれませんが、「読む側のことを考える」ことを忘れなければ、ほとんど問題ありません。
正しい敬語や専門的なことは、仕事を続けていくうちに、都度勉強し覚えていくものです。
最初からあまり心配ばかりせずに、取引先とビジネスメールのやり取りをしましょう。
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