取引先や上司にメールを送るときに頭をよぎるのが、「文法」や「言葉遣い」ですよね。
この記事では、やりがちな文法ミスと、正しい文法・言葉遣いを紹介します。
目次
①「参考になりました」
上司や先輩に相談にのってもらった後や何かアドバイスをいただいた後、「参考になりました。」といったメールを送ってしまったことはありませんか？
「参考になりました」ですと、「参考程度なのか」と相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
具体的に「大変参考になりました。すぐに〇〇さんからいただいたアドバイスを試してみます。」など、取り組む意思を見せましょう。
②「お体ご自愛ください」
メールの結びに使う言葉のひとつです。自愛の「自」が自身の体を、「愛」が大事にすることを意味しています。
つまり、「お体ご自愛ください」は体という表現が二重になっており、文法的に誤っていることになります。
メールを送る際は、「どうぞご自愛ください」としましょう。
③「ご苦労様です」
ねぎらいの言葉としておなじみのフレーズですが、実はこの言葉は、目上の人から目下の人に対して使う言葉です。
社外の人や目上の人に対して使うべきではありません。
「お疲れ様」は上下関係を気にせず使うことができるため、こちらを普段から使うようにしておけば間違いありません。
④「お世話になっております」
初めてメールを送る相手や、まだ取引が始まっていない相手に「お世話になっております」は不自然です。
そういうときは、「初めてメールさせていただきます」、「お世話になります」といった言葉を使いましょう。
⑤「〇〇殿」
「ご苦労様です」と同じく目上の人が目下の人に対して使う言葉ですので、社外の人や上司・先輩に対しては「～様」を使いましょう。
⑥「了解しました」
「了解」に「しました」は丁寧語であって、尊敬語ではありません。
部下や同僚に使うのなら問題ありませんが、目上のひとには「承知しました」「かしこまりました」を使うべきです。
⑦「～部長様」「～社長様」
正しくは「～部長」「～社長」です。
役職は、それ自体が敬称なので「様」を付けることはありません。
役職名と「様」を併用するのなら、「営業部長 ～様」という書き方が一般的です。
⑧「御社」
「御社」は一般的に口語で使う言葉です。文語のメールでは「貴社」を使いましょう。
⑨「御中」
「御中」は特定の個人宛てではないときに使い、「様」は特定の個人宛てのときに使います。
「～会社 ～部御中」や「～部 ～様」といった使い分けが正しいです。
⑩二重敬語
よく耳にするかもしれませんが、「拝見させていただきました」「おっしゃられる」「うかがわせていただきます」のように、例を挙げるとキリがない、文法ミスの代表です。
不安に思ったら都度ネットで調べましょう。
最後に
正しい文法・言葉遣いができていない相手からメールがくると、がっかりされることは想像できるかと思います。
言葉遣いや文法は、一度意識すれば簡単に身につくことなので、怠らないようにしましょう。
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